FoccoWEB

Conhecer o Processo

O que é?

O FoccoWEB é um sistema dependente do FoccoERP e todos os registros nele cadastrados estarão acessíveis no FoccoERP. Da mesma forma, o que for cadastrado no FoccoERP estará visível para os usuários relacionados ao registro no FoccoWEB.

Para que Serve?

O objetivo principal do sistema está no cadastro de orçamentos e pedidos que são enviados para o FoccoERP, bem como são disponibilizadas consultas para comunicação da fábrica com seus representantes/clientes. Os pedidos/orçamentos estão integrados com o Promob, permitindo importação de arquivos de itens nos formatos TXT e XML.

Cadastros como usuários, permissões de programas, empresas, grupos e parâmetros do FoccoWEB são feitos no FoccoERP. Os usuários podem ser de três tipos diferentes, conforme a configuração:

• a) Usuário: funciona como administrador do sistema.

• b) Cliente: os registros cadastrados no sistema ficam vinculados ao cliente estatístico definido no usuário.

• c) Representante: os registros cadastrados no sistema ficam vinculados ao representante definido no usuário.

CLIENTES

• Cadastro de Clientes: Os registros incluídos pelo FoccoWEB ficam vinculados ao Representante ou Cliente relacionado ao usuário logado. A fábrica faz a revisão dos dados e marca como "Revisado". Enquanto isso não acontecer, é exibido um alerta na importação de pedidos no FoccoERP (FCNT0400).

• Consulta Clientes: Exibe todos os clientes relacionados ao representante ou cliente estatístico. Os que ainda não foram revisados no FoccoERP são liberados para edição no FoccoWEB.

• Consulta Limite de Crédito: Executa a mesma consulta do programa Consulta Situação do Cliente (CFIN0401) do FoccoERP. Busca o limite de crédito definido para um cliente, diminuindo o limite faturado do liberado para demonstrar o saldo.

PEDIDOS

• Orçamento:

  • Cadastro de Orçamento: Possibilita a criação de orçamentos. Os registros cadastrados nesta tela seguem o mesmo fluxo do cadastro de pedidos (conforme tabela de Cadastro de Pedidos a seguir), porém, ao serem efetivados no FoccoERP, permanecem como Orçamentos.

  • Meus Orçamentos: Mostra todos os orçamentos relacionados ao usuário, permitindo enviar para o fabricante ou consultar os que já foram enviados. Possibilita a exclusão ou edição de registros com situação "Orçamento".

• Assistência Técnica:

  • Cadastro: Semelhante ao cadastro de pedidos, porém, diferencia divisão de venda, tipo de nota, condição de pagamento e tabela de venda para que sejam informadas somente as do tipo de assistência técnica.

  Através de parametrização, pode obrigar que se relacione o número da nota que gerou a assistência e, com isso, os itens permitidos serão somente os que constarem nela.

  Esse tipo de pedido obriga a seleção de item pai e item filho para realização da assistência.

  Depois de cadastrado o pedido, o mesmo deve ser enviado para a fábrica pelo programa de Consulta de Pedido de Assistência Técnica e entrar no processo normal de importação.

  • Consulta: Permite consultar, alterar ou excluir pedidos de assistência cadastrados ou enviar para o FoccoERP os que ainda não passaram por essa etapa. Possui funcionamento semelhante à tela de Consulta Meus Pedidos.

• Rascunho:

  • Cadastro: Possui o mesmo tratamento do Cadastro de Pedidos, detalhado a seguir, porém, programas que entram por essa tela recebem a situação de "Rascunho". Através da tela de Consulta de Meus Pedidos é possível alterar a situação para "Pedido" e, a partir daí, seguir o mesmo fluxo dos cadastros feitos em Cadastro de Pedidos.

  • Cadastro de Pedidos: Permite cadastros, conforme as parametrizações do FoccoERP. Ao fazer um pedido, este ficará no FoccoWEB até que o usuário sinalize o envio para a fábrica através de Consulta de Meus Pedidos a Enviar. Feito isso, o pedido pode ser aprovado e entrar no processo normal do FoccoERP ou, se existirem inconsistências (dados de clientes, máscaras desatualizadas, etc.), retornar para o FoccoWEB.

    Os registros cadastrados neste programa entram com a situação "Pedido". Quando estiverem aguardando a importação no fabricante passam para situação "Em análise" e quando tornarem-se pedidos efetivos do FoccoERP passam para "Pedido Focco3i".

    Existe um configurador de itens semelhante ao do FoccoERP, porém, ele não possui o mesmo tratamento, uma vez que são programas distintos.

    As empresas do ramo moveleiro utilizam a importação de itens em arquivos TXT ou XML.

    Preços e políticas de descontos e acréscimos são buscados do FoccoERP no momento do cadastro e podem ser alterados no FoccoWEB conforme parâmetros.

    Valores de ICMS são tratados no FoccoWEB, porém, diferentemente do FoccoERP, o valor fica somente embutido no valor do item e não é destacado.

    Promessas de entrega, Situação Tributária e Comissões de Representantes não são tratadas no FoccoWEB, porém, são disparados na importação.

    As políticas de frete não são contempladas no FoccoWEB nem na importação.

ITENS EM PEDIDO

• Consulta de Itens no Pedido: Retorna em quais pedidos um determinado item está relacionado, com suas quantidades de valores.

• Consulta em Meus Pedidos: Exibe todos os pedidos relacionados ao usuário logado, independentemente da situação. Permite editar ou excluir registros com situação "Rascunho" ou "Pedido" e também enviar para o fabricante, da mesma forma que a Consulta de Meus Pedidos a Enviar.

• Consulta de Meus Pedidos a Enviar: Mostra os pedidos do FoccoWEB realizados pelo usuário logado e que ainda não foram enviados para análise do fabricante. São exibidos somente os registros com situação "Pedido".

  Nessa consulta é possível editar ou excluir registros. Após seleção para envio e confirmação, eles ficarão disponíveis no FoccoERP, na tela de Importação de Pedidos (FCNT0400). Esta tela é utilizada também para importação de pedidos de outros sistemas.

  No FoccoERP, existem duas formas de efetivação:

  • 1º) Manual: É a mais utilizada. Um usuário precisa acessar a tela, selecionar os pedidos e mandar importar. São feitas as validações e informado se o pedido pode ou não ser gerado. Em caso negativo, o usuário ajusta no FoccoERP os cadastros necessários ou devolve para o FoccoWEB.

  • 2ª) Automática: Nessa forma de importação é ativada uma tarefa no banco de dados que é executada automaticamente em um intervalo de tempo predefinido. Toda vez que é executada, os pedidos são importados automaticamente. No caso de inconsistências, eles ficam presos na tela de importação, aguardando uma intervenção manual de ajuste ou devolução.

• Consulta de Pedidos no Fabricante: Exibe somente os pedidos efetivados no FoccoERP. Nesta tela é possível acompanhar algumas informações recebidas pelo pedido, tais como: bloqueio/liberações comerciais e financeiras, previsão de embarque, data da efetivação na fábrica e totais atendidos, pendentes ou cancelados.

NOTA FISCAL DE SAÍDA

Exibe as notas criadas no FoccoERP para clientes relacionados ao usuário logado. Permite consultar os dados da nota, dados de transporte, de itens e totais.

MARKETING

• Produtos de Marketing: Mostra uma lista de itens com fotos, a partir das tabelas de venda cadastradas em Tabelas de Marketing.

• Tabelas de Marketing: Cadastra as tabelas de venda que terão seus itens exibidos no programa Produtos de Marketing.

• Consulta Tabela de Venda: Exibe os itens das tabelas de venda do FoccoERP liberadas para o FoccoWEB e relacionadas a alguma moeda. Para cada item, é possível consultar os demais itens necessários para compor o que está sendo consultado.

TÍTULOS A PAGAR

Exibe os títulos criados no FoccoERP relacionados ao usuário logado, com totais e históricos.

EXTRATO DE COMISSÕES

Consulta títulos de comissões cadastrados no FoccoERP e relacionados ao usuário logado.

USUÁRIO LOGADO

Para possibilitar o correto uso das licenças por usuário nominado no FoccoWEB, existe um mecanismo que não permite que dois usuários estejam logados no sistema ao mesmo tempo. Ao tentar entrar com um usuário que já está sendo utilizado, é solicitada confirmação para que outro seja derrubado. A licença é desalocada ao clicar no botão Sair. Se o navegador for fechado sem o clique nesse botão, a licença permanece "presa".

A consulta de usuários logados permite monitorar quem já acessou o sistema, se está ativo no momento, a data do último login, há quanto tempo está logado e derrubar sessões.

LOTES

• Geração de Lotes de Pedido: Permite que vários pedidos sejam agrupados para gerar um lote de pagamento e enviar para a fábrica. Após o recebimento, a fábrica libera para a produção ou rejeita pedidos do lote.

• Manutenção de Lotes de Pedidos: Permite alterar, consultar, excluir e enviar lotes de pedidos gerados com os retornos dados pela fábrica.

• Importação Automática de Arquivos: É configurado um diretório de FTP onde são salvos arquivos do Promob. O FoccoWEB varre esse diretório buscando arquivos e gerando pedidos automaticamente. Os pedidos gerados entram no processo normal dos pedidos manuais.

• Envio de Pedido por E-mail: Na tela de Consulta Meus Pedidos é disponibilizada a funcionalidade de envio por e-mail de cada pedido existente. O sistema sugere o endereço do cliente, permitindo ao usuário alterar ou acrescentar destinatários.

  A mensagem é entregue com um relatório PDF em anexo, referente ao registro selecionado.

  Isto faz com que cada vez que um pedido for gerado, um e-mail automático seja disparado para o cliente.

• Cadastro de Relatórios Customizados: É disponibilizada uma tela onde são cadastrados diferentes textos para os relatórios. Ao imprimir um pedido, o relatório é preenchido com o que foi cadastrado.

  Com essa funcionalidade habilitada no menu, também é possível selecionar um ambiente do qual o item faz parte. Essa informação é usada para agrupar os itens no relatório.

Roteiro de Implantação

Parâmetros

Os parâmetros podem ser definidos por usuário e por empresa. Através deles, é possível definir o modelo a ser usado pela empresa e pelo uso ou não de determinadas ferramentas.

Os parâmetros necessários para o FoccoWEB encontram-se nas seguintes pastas:

Parâmetros Gerais

04 - Valida A Inscrição Estadual.

Parâmetros do Comercial - Clientes

01 - Obrigatório Informar Cnpj De Clientes (S/N)

02 - Obriga A Cidade Pertencer A Micro região sInformada

09 - Obriga Informar Inscrição no Estabelecimento De Cobrança.

18 - Informação Default Para O Campo Iss Do Estabelecimento

19 - Valor Default Para O Campo Parcial

Parâmetros do f3iConnect - Clientes

Todos

Parâmetros do Comercial - Pedidos de Venda de Assistência Técnica

01 - Tipo De Frete Para Pedidos Que Geram Receita

02 - Tipo De Frete Para Pedidos Que Não Geram Receita

03 - Condição De Pagamento Default

04 - Recebe Dados Referentes Ao Item Pai Do Item De Assistência.

Cadastros Auxiliares

Antes de iniciar a utilização do FoccoWEB os seguintes cadastros auxiliares devem ser realizados no FoccoERP, conforme a necessidade da empresa.

Cadastro de Grupos de Usuários (FF3i0006)

Por questão de segurança, é recomendado a criação de um grupo separado de usuários para uso no FoccoWEB. Este grupo terá permissão de acesso somente ao produto FOCCOWEB e não conseguirá acessar o FoccoERP.

a. O campo Super deve estar marcado como "Não", caso contrário, os usuários deste grupo terão acesso total aos programas do FoccoERP.

b. Deve ser informado período de vigência deste grupo (data de início e fim), bem como tipo de horário para acesso.

Cadastro de Usuários (FF3i0005)

Recomenda-se criar usuários com a letra que identifique o cargo no longin.

Exemplo: "R" identificando Representante, seguido de seu número no Cadastro de Representantes, evitando, assim, misturar o login de acesso dos representantes com os dos usuários do FoccoERP.

c. Deve ser preenchido o nome deste representante.

d. Quando informado tipo Representante, deve ser vinculado ao cadastro do representante no FoccoERP. Esta informação libera para o usuário somente as suas informações no FoccoWEB.

e. Marcar o checkbox Permite web, caso contrário o usuário não conseguirá acessar o FoccoWEB.

f. Deve ser informado o período que este usuário poderá acessar o sistema, nos campos Data Início e Data Fim.

g. Deve ser vinculado um Tipo de Horário padrão para acesso do representante.

h. Informar o grupo de usuários cadastrado no item 1º acima.

i. Vincular as empresas que o representante poderá colocar nos pedidos. Neste momento é possível informar qual a empresa que será carregada como padrão. Para isto, após jogar as empresas para a tela ao lado direito, clicar com a tecla direita do mouse sobre o nome da empresa, ao abrir a caixa clicar em "Definir como padrão".

j. Em Produto Padrão, informar FoccoWEB.

Permissões

Os novos cadastros vêm por padrão sem nenhuma permissão de acesso, sendo necessário liberar estas permissões por módulos do FoccoWEB. Para dar as permissões, clicar com o botão direito do mouse sobre o módulo ou programa que se deseja liberar o acesso e clicar em Inserir.

Para retirar a permissão, o procedimento é similar: clicar com o botão direito do mouse sobre o módulo ou programa que se deseja retirar a permissão e neste caso utilizar a opção Apagar.

Sugere-se aplicar permissões de acesso ao grupo de usuário cadastrado no item 1º, assim será feito apenas uma vez, sem a necessidade de dar permissões por usuário a cada novo cadastro.

Passo a Passo

Passo a Passo

Todo o processo do FoccoWEB será explicado passo a passo a seguir:

Passo 1:

Acesso ao sistema: Nos itens 1º e 2º da implementação foram cadastrados usuário e senha, estes devem ser utilizados no momento de acessar o sistema, na tela inicial.

Passo 2:

Pré-cadastro - Cliente:

a) Pré-cadastrar o cliente acessando o menu Cadastro de Clientes. Após preencher os dados, será necessário clicar no botão Salvar para que seja gravado no sistema. Após salvar o registro, o sistema retorna a confirmação do cadastro, informando o código do cliente gerado no FoccoERP.

b) O cadastro de cliente poderá ser consultado a qualquer momento, clicando no botão Pesquisar, porém:

a. Apenas enquanto o mesmo estiver aguardando revisão pela equipe da fábrica é possível realizar alterações neste.

b. Após ser revisado e liberado pela fábrica não será mais possível sua edição pelo FoccoWEB, somente pelo FoccoERP. Neste caso, o campo Revisado estará com a informação "Sim".

c. Para consultar clientes novos, cadastrados pelo FoccoWEB, acessar o FoccoVISION e executar o "FoccoWEB - Relatório de Clientes Aguardando Revisão".

No FoccoERP

Após o cadastro do cliente ser efetuado no FoccoWEB, é necessário acessar o FoccoERP, no Cadastro de Clientes, abrir e conferir todas as pastas se estão preenchidas adequadamente, para não que o representante consiga gerar o pedido de venda. Após conferir e preencher adequadamente todo o cadastro, na capa do programa marcar o checkbox Revisado para concluir o processo.

Passo 3:

Incluir Pedido de Venda:

a) Após acessar o sistema, selecionar por qual empresa será incluído o pedido.

b) Acessar o Cadastro de Pedidos e localizar qual o cliente do pedido. As informações serão carregadas automaticamente através do Cadastro de Clientes do FoccoERP. Em seguida, clicar em Adicionar Itens.

c) Podem ser inseridas observações para o pedido de venda, através do botão Observações.

d) Localizar o item a ser adicionado no pedido, digitando seu código ou localizando-o na relação de itens disponíveis.

e) Caso o item seja configurado, é necessário carregar a máscara já existente ou montar a sua configuração.

f) Informar a quantidade e clicar em Salvar Item. Podem ser inseridos quantos itens forem necessários. Os itens serão inseridos em uma lista no final da página.

g) É possível visualizar os descontos ou acréscimos inseridos no pedido ou nos itens, pela política da fábrica.

h) Para apagar um item, clicar no botão X, ao lado do item que deseja apagar. Caso seja clicado no botão X ao final da página, todos os itens do pedido são excluídos de uma só vez.

i) Ao término da digitação, é necessário gravar o pedido, clicando no botão com o desenho de um disquete.

j) Após salvar o pedido, o sistema retorna a mensagem de confirmação.

k) No menu Consultas > Meus pedidos a enviar, consta como "Pendente" no sistema os pedidos digitados mas que ainda não foram enviados para a fábrica.

l) Na aba Meus Pedidos é possível alterar o pedido ou excluí-lo, desde que ainda não tenha sido enviado para a fábrica. Caso já tenha sido enviado, é necessário solicitar o cancelamento ao Departamento Comercial da empresa.

m) Também pode ser consultado o pedido ou impresso em padrão .pdf (é necessário ter o Adobe Acrobat Reader instalado na máquina).

n) Para enviar o pedido à fábrica, selecionar os pedidos que se deseja enviar e, em seguida, clicar no botão Converter Pedido.

o) O sistema mostra a confirmação do pedido e o seu status no comercial pode ser acompanhando. As Notas Fiscais emitidas pela fábrica também podem ser consultadas.

p) Para a descrição da máscara nos relatórios de orçamento e de pedido o sistema irá obedecer ao cadastro de tipo de descrições de configurados, conforme resposta do parâmetro "7 - Tipo De Descrição Do Pedido De Venda". Caso o parâmetro do módulo correspondente não estiver respondido, o sistema irá verificar se existe resposta para o parâmetro "​8 - Tipo De Descrição Para Lov's", se existir, o configurado será impresso com o padrão MÁSCARA RESPOSTA. Ex: COR:AZUL ALTURA:100.

Se o parâmetro "8" estiver em branco, o sistema irá imprimir apenas as respostas. Ex: AZUL 100.

O ID do configurado será impresso considerando o parâmetro "8 - Indica a Posição do ID na Descrição do Configurado", dos parâmetros gerais do sistema.

No FoccoERP

Para carregar os pedidos no FoccoERP, acessar o menu: Comercial > Pedido de Venda > Importação de Pedido > Importação de Pedidos - FoccoWEB.

Selecionar os pedidos que se deseja importar para o FoccoERP e clicar no botão Aprovação.

Caso exista a necessidade de alguma alteração em pedidos, basta selecioná-los e clicar em Voltar Status Pendente. Esta ação devolve o pedido ao representante responsável.

Importante

Após gerado o pedido, não é possível excluí-lo do FoccoERP, somente cancelá-lo.