Cadastro de Documentos (FDOC0200)

Conhecer o Programa

Este programa possibilita cadastrar os documentos no sistema para dar início ao fluxo do mesmo até que este se torne oficial.

Apenas usuários com papel de "Elaborador" no programa Cadastro de Papéis por Usuário (FDOC0103) poderão cadastrar novos documentos.

Se o documento ainda não passou pela fase de elaboração poderá ser excluído ou alterado pelo elaborador e pelo gestor da qualidade. No entanto, após ter passado pela fase de elaboração e for oficializado o documento não poderá ser alterado e nem excluído.

Após a elaboração do documento, ao gravá-lo no banco de dados do sistema, este arquivo é convertido em PDF e permite sua visualização no programa Visualização e Processamento de Documentos (FDOC0206), também no formato PDF, desta forma é necessário o Word apenas para a elaboração do documento. Nas demais etapas, até sua aprovação e oficialização, será utilizado o arquivo PDF.

Neste programa é possível complementar as informações de documentos incluídos através do programa Console de Gerenciamento de Projetos de Agrupamento (FDOC0210). Porém manutenções somente serão permitidas se o documento estiver liberado nesta console.

Campo a Campo

Campo a Campo

Empresa

Selecionar a empresa na qual serão aplicadas as informações do programa corrente.

Título

Informar o título do documento.

Identificação

Selecionar a sigla para a identificação do documento. Também é possível informar a sequência do documento.

Agrupado

Informa se o documento é agrupado, ou seja, gerado a partir de um projeto de agrupamento.

Indicador Web

Indicador de permissão de visualização na WEB.

Nº da Revisão

Mostra o número da revisão do documento (versão) (sequencial dentro da mesma sigla e número de sequência).

Status

Status atual do documento.

Modelo

Selecionar o modelo utilizado como padrão para criação do documento.

Os modelos são cadastrados no programa Cadastro de Modelos para Documentos (FDOC0105) e caso não existam modelos de documentos cadastrados é emitida uma mensagem de alerta na entrada deste programa e não será possível a criação de novos documentos.

Observação

Para os documentos criados apenas com a capa do antigo parâmetro 03 este campo não é obrigatório

Classe

Selecionar a classe do documento.

Oficialização em

Data e hora em que o documento foi oficializado.

Área

Informar a área da empresa do documento.

Projeto

Mostra o projeto de agrupamento ao qual o documento está vinculado. Campo não editável. Caso o documento não possua vínculo com um projeto de agrupamento este campos estará desabilitado.

Observação

Se estiver em vermelho significa que o projeto de agrupamento está bloqueado.

Seq.

Mostra a sequência de localização do documento no projeto de agrupamento ao qual o documento está vinculado. Campo apenas informativo e não editável.

Observação

Se estiver em vermelho significa que este documento parcial possui dependência de outros que ainda não foram aprovados.

Botão Projeto

Abre o programa Console de Gerenciamento de Projetos de Agrupamento (FDOC0210), trazendo na tela as informações do projeto de agrupamento em questão. Este botão somente estará disponível para usuários com papel de Gestor da Qualidade e caso o documento não possua vínculo com um projeto de agrupamento será desabilitado.

Botão Documento

Possibilita incluir, alterar e/ou ler um documento.

Botão Gravar PDF

Possibilita gerar o arquivo PDF que será utilizado nos treinamentos. Se o documento possuir vínculo com um projeto de agrupamento e for agrupado, este botão estará desabilitado.

Botão Criar Revisão

Este botão possibilita criar um documento a partir de um documento oficial copiando as informações de um documento para o outro com exceção dos anexos do documento antigo. O novo documento criado terá a revisão acrescida em 1 em relação ao documento base. O documento do Word incluso no documento origem será também copiado para o documento destino.

Se o documento possuir vínculo com um projeto de agrupamento não permite criar revisões através deste botão, somente pela Console de Gerenciamento de Projetos de Agrupamento (FDOC0210).

Botão Imprimir

Este botão possibilita imprimir o documento selecionado na impressora padrão do usuário. Só será possível imprimir um documento oficial caso o usuário seja o Gestor da Qualidade e o documento esteja com o status "Oficial". Para os demais será impresso um documento rascunho.

Se o documento for agrupado, irá abrir o PDF gerado para impressão.

Botão Anexos

Este botão abre nova tela onde é possível inserir anexos ao documento.

Elaborador

Mostra o elaborador do documento. Esse campo é preenchido automaticamente de acordo com o usuário que se logou no sistema desde que este esteja cadastrado como Elaborador no programa Cadastro de Papéis por Usuário (FDOC0103) e não permite alteração.

Botão Visualizar/ Fechar Histórico

Abre ou fecha a tela de visualização do histórico do documento. Apenas permite pressionar este botão quando existir um documento selecionado.

Tela Histórico do Documento

Exibe um histórico com usuário, data/hora e ação ocorrida para cada movimentação que interfira no fluxo do documento.

Na grade são listados os campos

Usuário

Informa o usuário que executou a ação.

Data

Informa a data e a hora da ação.

Descrição

Informa a descrição da ação.

Botão Enviar para Verificação

Encaminha o documento para os verificadores.

Blocos

Verificadores do Documento

Selecionar os verificadores do documento. Há uma lista disponível com os verificadores cadastrados.

Aprovadores do Documento

Selecionar os aprovadores do documento. Há uma lista disponível com os aprovadores cadastrados.

Pessoas a serem Treinadas

Selecionar as pessoas que deverão ser treinadas para usar o documento.

Observação

Documentos parciais de projetos de agrupamento não terão pessoas a serem treinadas.

Leitores do Documento

Selecionar os leitores do documento.

Observação

Documentos parciais de projetos de agrupamento não terão leitores.