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Negociação Entre Documentos

Conhecer o Processo

O que é?

O processo de negociação entre documentos permite negociar com clientes ou com fornecedores a quitação de títulos do Contas a Receber ou do Contas a Pagar utilizando as mais diversas formas de pagamento, tais como, adiantamentos, cheques, devoluções, depósitos à vista e valor em espécie.

Para que Serve?

A negociação entre documentos divide-se em dois grandes processos:

Negociação com Clientes

O objetivo deste processo é possibilitar a negociação das dívidas que os clientes possuem junto a empresa. Nesse modelo de negociação, um título do Contas a Receber poderá ser quitado utilizando adiantamentos, cheques, depósitos à vista, devoluções ou valor em espécie como recebimento.

A negociação irá gerar um vínculo entre o título do Contas a Receber negociado e os documentos de crédito recebidos do cliente através de movimentos financeiros de baixa. Após vinculados os documentos, os títulos que estão sendo negociados são considerados pagos e a obrigação da dívida é transferida para o documento pagante. Dessa forma, caso o título seja negociado com um cheque, o mesmo deverá ser compensado para confirmar o pagamento.

Negociação com Fornecedores

O objetivo deste processo é possibilitar a negociação das dívidas que a empresa possui junto aos seus fornecedores. Nesse modelo de negociação, um título do Contas a Pagar poderá ser quitado utilizando adiantamentos, cheques próprios, cheques de terceiros ou valor em espécie como pagamento.

A negociação irá gerar um vínculo entre o título do Contas a Pagar negociado e os documentos de crédito enviados ao fornecedor através de movimentos financeiros de baixa.

Caso um cheque enviado ao fornecedor não tenha fundos, a empresa deverá realizar o resgate do cheque e fechar uma nova negociação com o fornecedor para cobrir a diferença originada pelo estorno do cheque.

Roteiro de Implantação

Parâmetros

Os parâmetros podem ser definidos por usuário ou por empresa. Através deles, é possível definir o modelo a ser usado pela empresa e pelo uso ou não de determinadas ferramentas.

Os parâmetros necessários para a Negociação entre Documentos, são:

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros Gerais do Sistema (FUTL0125 GER GER)

Neste programa o parâmetro "29 - Indica Se a Empresa Utiliza Cliente Estatístico. " deve ser verificado.

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros do Financeiro >> Parâmetros da Negociação com Clientes (FUTL0125 NEG_CLI NEG_CLI)

Todos devem ser verificados.

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros do Financeiro >> Parâmetros da Negociação com Fornecedores (FUTL0125 NEG FOR NEG FOR)

Todos devem ser verificados.

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros do Financeiro >> Parâmetros do Contas a Pagar (FUTL0125 CTP CTP)

Neste programa os parâmetros "5 - Tipo De Documento Utilizado Para Adiantamentos" e "17 - Tipo De Documento Utilizado Para Cheques Próprios" devem ser verificados.

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros do Financeiro >> Parâmetros do Contas a Receber (FUTL0125 CTR CTR)

Neste programa os parâmetros "14 - Tipo De Documento Utilizado Para Adiantamentos", "18 - Tipo De Documento Utilizado Para Devoluções" e "42 - Tipo De Documento Utilizado Para Depósitos À Vista" devem ser verificados.

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros do Financeiro >> Parâmetros do Controle de Cheques de Terceiros (FUTL0125 CHQ CHQ)

Todos devem ser verificados.

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros do Administrativo >> Parâmetros de Intervalo de Movimentações (FUTL0125 INTC INTC)

Neste programa os parâmetros "3 - Intervalo De Movimentação Do Contas A Receber" e "4 - Intervalo De Movimentação Do Contas A Pagar" devem ser verificados.

Parâmetros do Sistema >> Parâmetros do Financeiro >> Parâmetros do Conta Corrente (FUTL0125 DT_FIN)

O parâmetro "4 - Apurar Lançamentos Bloqueados No Conta Corrente" deve ser respondido conforme necessidade da empresa.

Cadastros Auxiliares

Antes de iniciar a utilização do processo de Negociação entre Documentos os seguintes cadastros auxiliares devem ser realizados no FoccoERP, conforme a necessidade da empresa.

Cadastro de Movimentos do Contas a Receber (FCTR0101)

Cadastrar todos os movimentos de emissão, pagamento ou estorno de títulos do Contas a Receber que serão utilizados no processo de negociação entre documentos.

Na pasta Int. Contábil podem ser cadastradas as contas e centros de custo para integração contábil dos valores movimentados no Contas a Receber.

Quando o campo Depósito de Cheques estiver marcado como "Sim", identifica que este movimento será utilizado apenas para o depósito de cheques e o bloco Depósito ficará habilitado na pasta Int. Contábil para informar as contas referente ao mesmo.

Cadastro de Movimentos do Contas a Pagar (FCTP0101)

Cadastrar todos os movimentos de emissão, pagamento ou estorno de títulos do Contas a Pagar que serão utilizados no processo de negociação entre documentos.

Na pasta Int. Contábil podem ser cadastradas as contas e centros de custo para integração contábil dos valores movimentados no Contas a Pagar.

Cadastro de Motivos de Devolução de Cheques (FUTL0130 CHQ)

Cadastrar os motivos de devolução de cheques.

O campo Reapresentação possibilita informar se um motivo de devolução de cheques permite a reapresentação do documento.

Cadastro de Movimentos para Negociação (FNEG0100)

Cadastrar os movimentos que serão utilizados para baixar os documentos negociados com clientes ou fornecedores. O cadastro destes movimentos se dará através da criação de um vínculo entre os diferentes tipos de documentos do Contas a Receber e do Contas a Pagar.

Cadastro de Tipos de Documentos (FFIN0020)

Cadastrar os tipos de documentos a fim de separar os títulos conforme a sua aplicação, vinculando títulos a grupos bem definidos.

O campo Doc. de Crédito possibilita informar se um tipo de documento do Contas a Receber representa um documento de crédito dos clientes.

O campo Calcula Vlr. Presente indica se o tipo de documento deve calcular o valor presente nas negociações com clientes e com fornecedores.

Cadastro de Layouts para Exportação (FUTL0182)

Cadastrar os layouts para exportação dos arquivos de remessa da custódia de cheques.

Cadastro de Portadores (FFIN0050)

Cadastrar os portadores que serão utilizados no processo de negociação entre documentos.

O checkbox Utilizado para Cheques deve estar marcado para que seja utilizado no cadastro de cheques do contas a receber quando for cadastrado um cheque para o banco. Só poderá existir um portador de cheques para cada banco no sistema.

Também pode ser selecionado um layout de exportação padrão para a geração do arquivo de remessa da custódia de cheques, cadastrado no Cadastro de Layouts para Exportação (FUTL0182) no campo Layout Rem. da pasta Custódia.

Passo a Passo

Passo a Passo

A Negociação entre Documentos do FoccoERP pode ocorrer de duas formas:

  • Negociação com clientes;

  • Negociação com fornecedores.

Veja o passo a passo a seguir:

Negociação com o Cliente

Passo 1: Negociar títulos do Contas a Receber através do programa Negociação com Clientes (FNEG0200)

Negociar títulos do Contas a Receber utilizando adiantamentos, cheques, depósitos à vista, devoluções ou valor em espécie como recebimento. Também é possível informar cheques novos que ainda não estão cadastrados no sistema e já utilizá-los na negociação.

Após gerar a negociação com o cliente, o sistema irá baixar o título do Contas a Receber negociado e todos os documentos utilizados como recebimento.

Se os títulos forem pagos com valor em espécie, serão gerados lançamentos no Boletim de Caixa de acordo com a operação e contas contábeis informadas no movimento de baixa do titulo.

Importante

Para utilizar o controle de cheques de terceiros é necessário primeiramente incluir o cheque avulso no Cadastro de Cheques (FCTR0205).

Passo 2: Imprimir Recibo da Negociação

Após a execução do processo de negociação, o sistema irá solicitar se desejado imprimir o recibo da negociação. Caso a opção "Sim" seja escolhida, será impresso o recibo da negociação (RNEG0300).

É possível utilizar o parâmetro "4 - Imprimir Recibo No Fechamento De Negociações" da categoria Negociação com Clientes para automatizar a impressão do recibo.

O recibo da negociação pode ser emitido manualmente através do programa: Recibo de Negociação com Clientes (FNEG0300).

Passo 3: Exclusão de Negociações com Clientes (FNEG0202)

Se necessário excluir a negociação realizada com o cliente, o programa Exclusão de Negociações com Clientes (FNEG0202) possibilita excluir a negociação quando esta:

  • não possuir movimentos gerados no Contas a Receber pela negociação integrados na contabilidade;

  • não possuir lançamentos gerados pela negociação no Boletim de Caixa integrados na contabilidade;

  • não possuir títulos com movimentos posteriores ao movimento gerado pela negociação que está sendo excluída.

Importante

Após negociar o cheque é possível enviá-lo para custódia, depositá-lo, compensá-lo, devolvê-lo ou substituí-lo. Clique sobre o programa desejado para verificar maiores informações:

Custódia de Cheques (FCTR0207)

Depósito de Cheques - Baixa/Estorno de Títulos Contas a Receber (FCTR0250)

Compensação de Cheques (FCTR0254)

Devolução de Cheques (FCTR0255)

Substituição de Cheques (FNEG0200 CHQ CHQ)

Negociação com o Fornecedor

Passo 1: Negociar título do Contas a Pagar através do programa Negociação com Fornecedores (FNEG0201).

Ao fechar a negociação com o fornecedor o sistema irá:

  • Baixar o título do Contas a Pagar;

  • Baixar adiantamentos utilizados como pagamento;

  • Baixar cheques próprios utilizados como pagamento;

  • Baixar cheques de terceiros utilizados como pagamento e emitir adiantamentos para os clientes quando existir saldo ainda disponível para negociação;

  • Gerar lançamentos no Boletim de Caixa para o valor em espécie utilizado como pagamento;

  • Quando o saldo da negociação for positivo, emitir um título de adiantamento ao fornecedor no valor exato da diferença entre a dívida e os pagamentos efetuados;

  • Atualizar situação do cheque de terceiro utilizado como pagamento para "Repassado".

Passo 2: Imprimir Recibo da Negociação

Após a execução do processo de negociação, o sistema irá solicitar se desejado imprimir o recibo da negociação. Caso a opção "Sim" seja escolhida, será impresso o recibo da negociação (RNEG0301).

Também é possível utilizar o parâmetro "7 - Imprimir Recibo No Fechamento Da Negociação Com Fornecedores", da categoria Negociação com Fornecedores para automatizar a impressão do recibo.

O recibo da negociação pode ser emitido manualmente através do programa: Recibo de Negociação com Fornecedores (FNEG0301).

Passo 3: Exclusão de Negociações com Fornecedores (FNEG0203)

Este programa possibilita excluir negociações fechadas com os fornecedores. O fechamento da negociação é realizado na Negociação com Fornecedores (FNEG0201).

A negociação poderá ser excluída quando não possuir:

  • movimentos gerados no Contas a Pagar pela negociação integrados na contabilidade;

  • movimentos gerados no Contas a Receber pela negociação integrados na contabilidade;

  • lançamentos gerados pela negociação no Boletim de Caixa integrados na contabilidade;

  • adiantamentos gerados para cheques de terceiros pela negociação com movimentação;

  • adiantamentos gerados para o fornecedor pela negociação com movimentação;

  • títulos com movimentos posteriores ao movimento gerado pela negociação que está sendo excluída.

Importante

Após negociar o cheque é possível resgatá-lo utilizando o Resgate de Cheques (FCTR0256).

Relatórios

Relatório de Conta Corrente (FCCR0301), possibilita extrair informações relativas às movimentações do módulo de Conta Corrente, bem como os saldos das Contas.

Recibo de Negociação com Clientes (FNEG0300), possibilita imprimir os recibos das negociações realizadas com clientes pelo programa Negociação com Clientes (FNEG0200).

Relatório Recibo de Negociação com Fornecedores (FNEG0301), possibilita imprimir os recibos das negociações realizadas com fornecedores pelo programa Negociação com Fornecedores (FNEG0201).

Relatório de Disponibilidade Financeira de Clientes (FCTR0310), possibilita analisar a disponibilidade financeira dos clientes. Para utilizar este relatório é necessário informar pelo menos um documento de crédito através do Cadastro de Tipos de Documentos (FFIN0020).

Relatório do Planejamento Financeiro (FPLF0301) possibilita emitir o fluxo financeiro (recebimentos/pagamentos previstos e/ou efetivos) agrupados por conta financeira ou detalhado, documento a documento. Considera os valores cadastrados na previsão financeira (FPLF0200) e no Cadastro de Lançamentos de Conta Corrente (FCCR0201).

Extrato de Comissões (FCTR0370) possibilita realizar a conferência e o fechamento das comissões. Não será liberada a comissão de títulos do Contas a Receber negociados com cheques que não foram compensados, pois como a duplicata é sempre quitada na negociação e a cobrança é transferida para o documento origem do recurso, no caso do recurso ser um cheque de terceiro, a duplicata só estará quitada quando ocorrer a compensação do documento. Enquanto isto não ocorrer, a empresa ainda não recebeu o pagamento e não tem como repassar ao representante. Esta situação não irá existir para as empresas que liberam as comissões no faturamento da nota e, portanto, este controle torna-se necessário somente para as empresas que realizam a apuração da comissão no pagamento do título.

Fluxo

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