Processo de Agrupamento¶

Conhecer o Processo¶

O que é?¶

O processo de agrupamento de documentos do FoccoDOCS permite que vários usuários participem da criação de um único documento, cada um elaborando uma parte correspondente a sua área, de forma controlada e organizada por meio de projetos que serão de responsabilidade do gestor da qualidade da empresa.

Para que Serve?¶

Esta ferramenta auxilia a gerência da qualidade no controle da documentação e dos treinamentos nos procedimentos e processos da organização, os quais determinam as ações a serem tomadas por cada área sobre uma situação específica.

O gestor da qualidade cria um projeto para definir o processo sobre uma situação específica, tal como, a entrada de um pedido no FoccoERP.

Este projeto de agrupamento representa um documento global formado por vários documentos ordenados em uma sequência obrigatória e com possível dependência entre eles. Considerando que cada área é responsável por definir seu processo interno e que suas respectivas ações podem influenciar nos fluxos posteriores e até mesmo desencadear o reinício de todo o processo. Cada documento parcial ficará vinculado a uma área e a um elaborador e poderá ter diversos verificadores e aprovadores.

Depois de criado o projeto, o gestor da qualidade libera o mesmo para elaboração e os documentos parciais que não possuírem dependência são encaminhados para seus elaboradores. Após, cada documento parcial elaborado é encaminhado para verificação e aprovação respectivamente. Se o mesmo foi aprovado, libera automaticamente a elaboração dos seus documentos dependentes que seguirão o mesmo fluxo.

Apenas após a aprovação individual de todos os documentos parciais é que o projeto estará disponível ao gestor para aprovação e geração de um único arquivo em PDF unindo todos os documentos na sequência cadastrada. A partir deste documento global, agora em arquivo PDF, é que serão ministrados os treinamentos e realizada a oficialização para leitores.

Para fazer qualquer revisão em um dos documentos parciais deve ser, obrigatoriamente, gerada uma nova revisão de todo o projeto de agrupamento, porque as alterações exercidas em um único documento podem ter impacto nos demais, e assim, em todo o processo.

Roteiro de Implantação¶

Parâmetros

Os parâmetros podem ser definidos por usuário e por empresa. Através deles, é possível definir o modelo a ser usado pela empresa e pelo uso ou não de determinadas ferramentas.

Os parâmetros necessários para o Processo de Agrupamento encontram-se nas seguintes pastas:

03 - Sigla Padrão Para Projetos De Agrupamento De Documentos

Neste parâmetro deve ser informada qual a sigla que será utilizada como padrão para criação dos projetos de agrupamento no programa FDOC0210.

04 - Classe Padrão Para Projetos De Agrupamento De Documentos

Neste parâmetro deve ser informada qual a classe que será utilizada como padrão para criação dos projetos de agrupamento no programa FDOC0210.

Observação

Através desta classe será possível consultar, no Cadastro de Documentos (FDOC0200), com maior facilidade os documentos criados pelo processo de agrupamento.

Cadastros Auxiliares

Antes de iniciar a utilização do Processo de Agrupamento os seguintes cadastros auxiliares devem ser realizados no FoccoERP, conforme a necessidade da empresa.

Cadastro de Papéis por Usuário (FDOC0103)

Os usuários que serão envolvidos no processo devem possuir os papéis cadastrados.

Exemplo: Apenas usuários com papel de "Elaborador" poderão ser selecionados como elaboradores dos documentos parciais.

Cadastro de Usuários para Usuário por Papel (FDOC0104)

O vínculo entre os usuários será verificado no complemento das informações dos documentos parciais e agrupado.

Cadastro de Modelos para Documentos (FDOC0105)

Este programa possibilita cadastrar modelos a serem utilizados nos documentos criados pelo sistema. Para cada modelo deve ser definida uma identificação e o seu tipo (Capa, Corpo ou Finalização).

Poderão ser utilizados apenas arquivos do tipo .doc e .docx (Microsoft Office Word).

Por motivos de segurança e agilidade os modelos dos documentos são salvos no banco de dados em uma coluna BLOB.

Console de Gerenciamento dos Projetos de Agrupamento (FDOC0210)

Permite a criação e manutenção dos projetos de agrupamento de documentos.

Apenas usuários gestores da qualidade tem acesso a este programa.

Cadastro de Documentos (FDOC0200)

Complemento e visualização das informações dos documentos vinculados aos projetos de agrupamento.

Visualização e Processamento de Documentos (FDOC0206)

Visualização e processamento dos documentos parciais e agrupados gerados por projetos de agrupamentos.

Cadastro de Usuários (FF3I0005)

Verificar se todos os elaboradores, verificadores, aprovadores, treinados, leitores, enfim, todos envolvidos nos projetos estão com o e-mail cadastrado corretamente para que recebam os avisos gerados pelo produto conforme a liberação das etapas.

Passo a Passo¶

Passo a Passo

Passo 1: Criação do Projeto de Agrupamento

O Gestor da Qualidade (cadastrado no programa Cadastro de Papéis por Usuário (FDOC0103) acessa o programa Console de Gerenciamento dos Projetos de Agrupamento (FDOC0210) para criar o projeto de agrupamento. No bloco de gerenciamento dos projetos deve ser informada a identificação, descrição, classe e área global do projeto. No bloco de controle dos documentos deve ser criada a sequência, o título, a área, o modelo e o elaborador de cada documento parcial, além de possível seleção das dependências entre os documentos.

Dependências: A dependência entre os documentos existe para organizar os procedimentos das ações dependentes entre si, possibilitando a elaboração e aprovação na sequência cadastrada. Essa relação obriga que o documento dependente aguarde a aprovação do outro.

Exemplo

Ao criar o projeto de agrupamento, os documentos parciais A, B e C deverão ser utilizados para formar o documento geral, existindo dependência entre eles, e obedecendo assim a sequência obrigatória cadastrada para o projeto em questão.

A elaboração deste projeto deve obedecer às seguintes regras para que o processo possa ser iniciado e finalizado:

Ao menos um dos documentos parciais não deve ter relação de dependência;
Um documento não pode depender de outro que depende dele. Exemplo: O documento B não pode depender do C se o C depender do B;
O processo não pode entrar em um círculo sem início. Exemplo: A depender de C, C depender de B e B depender de A.

Uma relação de dependência possível neste caso seria: B depender de A e C depender de B. Dessa forma, a elaboração iniciaria por A e encerraria pelo C.

Passo 2: Bloqueio/Liberação do Projeto para Elaboração

Na fase de elaboração o projeto de agrupamento pode ser bloqueado. Dessa forma, não será possível realizar alterações nos documentos parciais e nem mesmo processá-los. Quando o projeto for liberado pelo Gestor da Qualidade, os elaboradores receberão automaticamente um e-mail de aviso do FoccoDOCS notificando-os desta troca de status.

Passo 3: Elaboração dos Documentos Parciais

No programa Cadastro de Documentos (FDOC0200) é elaborado o documento parcial e realizado o complemento das informações. Por obrigatoriedade devem ser informados quais serão os verificadores e aprovadores deste documento. É possível também adicionar anexos para os documentos parciais que serão utilizados em sua montagem final.

Por fazer parte de um projeto de agrupamento, este documento parcial não poderá ser disponibilizado para treinamento e leitura.

Concluída a elaboração, este documento deve ser gerado em PDF e encaminhado para verificação.

Este passo é realizado com todos os documentos parciais, elaborando-os um a um na sequência cadastrada e respeitando as dependências definidas pelo Gestor da Qualidade.

Passo 4: Verificação dos Documentos Parciais

O documento parcial elaborado é verificado pelos verificadores informados na etapa anterior e caso estes concordem com o mesmo é encaminhado para aprovação.

Este passo é realizado por todos os documentos parciais e caso algum dos verificadores não concorde com o documento este será encaminhado ao passo 3 para retificação.

Passo 5: Aprovação dos Documentos Parciais

O documento parcial já verificado é aprovado pelos aprovadores informados no passo 3.

Após a aprovação, o processamento do documento parcial está finalizado e nenhuma ação será necessária.

Este passo é realizado por todos os documentos parciais e caso algum dos aprovadores não concorde com o documento este será encaminhado ao passo 3 para retificação e nova verificação.

Passo 6: Aprovação do Projeto

Quando todos os documentos foram aprovados individualmente o Gestor da Qualidade poderá aprovar o projeto de agrupamento ou aguardar para tomar outra ação futuramente, tal como, incluir novos documentos parciais.

Se o projeto for aprovado não será mais possível alterar os documentos parciais. Se existir a necessidade de alguma alteração, uma nova revisão do projeto deve ser criada e todo o processo deve ser refeito.

Passo 7: Agrupamento dos Documentos (Geração do PDF)

Com o projeto aprovado será possível agrupar todos os documentos parciais em um único documento global na sequência pré-definida através da geração do arquivo PDF.

Este documento agrupado será utilizado para treinamento e por isso, deve ser realizado o complemento das informações do mesmo no programa Cadastro de Documentos (FDOC0200). Por obrigatoriedade devem ser informados quais serão as pessoas a serem treinadas e os leitores deste documento. A inclusão de anexos não será permitida nesta etapa, visto que o documento final já foi gerado.

Concluído o complemento das informações, os treinamentos devem ser encaminhados pelo responsável.

Passo 8: Treinamento do Projeto

As pessoas que devem ser treinadas recebem por e-mail o aviso de que o treinamento do projeto foi liberado e são treinados em cima da versão final do documento agrupado. O registro destes treinamentos deve ser realizado

Após serem treinados, cada um deve registrar que recebeu o treinamento no programa Visualização e Processamento de Documentos (FDOC0206).

Passo 9: Oficialização do Projeto

Quando todos os treinados cadastrarem o recebimento do treinamento, o Gestor da Qualidade recebe novamente por e-mail o aviso de que o projeto está aguardando oficialização e pode oficializar o documento agrupado. Automaticamente o projeto de agrupamento também é oficializado e liberado para os leitores.

Caso esteja sendo criada uma nova revisão de um projeto a revisão anterior se tornará obsoleta.

Passo 10: Leitura/Impressão do Documento Agrupado

Com o projeto de agrupamento oficializado ele estará disponível para leitura ou impressão. O mesmo também será exibido na lista mestra e poderá ser obsoletado pelo responsável a qualquer momento.

RELATÓRIOS

Impressão da Lista Mestra (FDOC0301) - Layout Projetos de Agrupamento

Imprime na tela a estrutura dos projetos de agrupamento já oficializados com seus respectivos documentos parciais.

Impressão da Lista Mestra (FDOC0301) - Layout Normal

Imprime na tela os documentos oficiais considerando aqueles que foram gerados via projeto de agrupamento. Entretanto, os documentos parciais que deram origem ao agrupado não são mostrados neste layout.E-MAILS FoccoDOCS

Os usuários envolvidos nos projetos de agrupamento que possuírem e-mail cadastrado receberão por meio de mensagens automáticas os avisos e alertas gerados pelo produto.

Fluxo¶

Fluxo