Avaliação de Fornecedores¶

Conhecer o Processo¶

O que é?¶

É uma forma de avaliar os fornecedores a partir da comparação entre o(s) Pedido(s) de Compra e a(s) Nota(s) Fiscal(is) e do resultado obtido nas Inspeções de Recebimento (se houverem). A utilização das duas formas não é obrigatória, é possível utilizar somente uma delas.

Para que a avaliação de fornecedores considere para pontuação no IQF (índice de qualificação de fornecedores), por exemplo, a qualidade de atendimento do fornecedor comparando a quantidade de itens solicitada com a quantidade efetivamente entregue, é necessário que seja cadastrada uma DIMENSÃO, contendo um CRITÉRIO e um CONCEITO.

Para que Serve?¶

Serve para acompanhar a qualidade do produto e do serviço prestado pelo fornecedor.

Toda vez que lançada uma nota fiscal ou um aviso de recebimento, conforme parametrizações, o sistema irá armazenar os dados e mensalmente o cálculo de avaliação de fornecedores deve ser gerado para realizar o comparativo dos pedidos de compra com as notas fiscais de entrada e o resultado das inspeções de recebimento. No final deste cálculo o sistema gera uma nota para este fornecedor, o chamado IQF, com base nos critérios previamente informados.

Observação

Sugere-se que seja realizada a avaliação trimestralmente gerando os indicadores e repassando os mesmos ao setor de compras, o qual fará o contato com os fornecedores avisando seu desempenho e tomando as medidas necessárias nos casos que ficarem abaixo do esperado.

Roteiro de Implantação¶

Parâmetros

Os parâmetros podem ser definidos por usuário e por empresa. Através deles, é possível definir o modelo a ser usado pela empresa e pelo uso ou não de determinadas ferramentas.

Os parâmetros necessários para a avaliação de fornecedores encontram-se nas seguintes pastas:

Parâmetros da Avaliação de Fornecedores (FUTL0125 AVF AVF)

1 - Modo De Cálculo Da Nota Dos Certificados De Inspeção

Define o modo de cálculo da nota dos certificados de inspeção.

S = Soma

M = média.

2 - Modo De Cálculo Da Nota Da Assistência Técnica

Define o modo de cálculo da nota da assistência técnica.

S = Soma

M = média.

3 - Ordenação Do Cadastro De Certificados

Define a ordem que são exibidos os registros no cadastro de certificados.

C = Certificado

I = data de Inclusão

4 - E-Mails P/ Ser Enviado Caso Ocorra O Vencimento Do Certificado

Pode ser enviado para diversos e-mails desde que esteja separados por vírgula.

5 - Quantidade De Dias A Ser Avisado Antes Do Vencimento Certificado

Quantidade de dias antes do vencimento que aviso de vencimento inicia.

6 - Texto Do E-Mail A Ser Enviado

O texto poderá ter palavras chaves.

<CÓDIGO> Código do certificado

<DESCRIÇÃO> Descrição do certificado

<FORNECEDOR> Descrição do Fornecedor

<DATA_VENCIMENTO> Data de Vencimento.

7 - Código Do Motivo De Abono Via Aviso De Recebimento

Tipo de abono utilizado para abonar divergências quando as mesmas são geradas por uma nota gerada a partir de um aviso de recebimento com itens desbloqueados.

8 - Inspeção De Processo Entra No Cálculo Do Iqf?

Indicador que informa se a inspeção de processo deve entrar no cálculo da avaliação de fornecedores.

9 - Endereço De E-Mail Do Remetente

Informar o endereço de e-mail padrão que será utilizado como remetente para o envio de e-mails da avaliação de fornecedores. Exemplo: aval_fron@minhaempresa.com.br

Este e-mail será utilizado como remetente para envio de e-mails os quais o certificado venceu, não para o envio do relatório do IQF. O cadastro do e-mail para envio do relatório de IQF é realizado na pasta e-mail no Cadastro de Empresas (FUTL0001).

10 - Senha Do E-Mail Do Remetente

Informar a senha da conta de e-mail do remetente. Apenas se o servidor de e-mail requer autenticação.

Parâmetros Pedido de Compra (FUTL0125 PDC PDC)

16 - Tratar Fornecedores Homologados No Cadastro Do Pedido De Compra

Indica se trata somente fornecedores homologados no pedido de compra.

Se "Sim" somente permite cadastrar pedidos para fornecedores homologados.

Cadastros Auxiliares

Antes de iniciar a utilização do processo de avaliação de fornecedores os seguintes cadastros auxiliares devem ser realizados no FoccoERP, conforme a necessidade da empresa.

Cadastro de Certificados (FAVF0103)

Cadastra o tipo de certificado que os fornecedores devem possuir para atender a empresa e cadastra a data de validade do certificado.

Exemplo

ISO9000, ISO14000, OS9000, etc.

Cadastro de Certificados por Fornecedor (FAVF0104)

Vincular o certificado cadastrado no Cadastro de Certificados (FAVF0103) com o fornecedor correspondente. Para cada certificado deverá ser informada a data da avaliação e o conceito obtido pelo fornecedor no referido certificado.

Importante

As quantidades que são comparadas nos intervalos.
Certificados: A média dos certificados válidos do fornecedor, somente das notas que forem feitas através do pedido de compra.
Pedido X Nota de Entrada: Nota de Entrada - Pedido de Compra
Inspeção de Recebimento: Atribui uma nota conforme o tratamento de não conformidade. Caso a inspeção seja aprovada será avaliado conforme o parâmetro de Avaliação de Fornecedores.

Exemplo

Para saber os certificados válidos para o fornecedor, é necessário verificar se a data de entrada da nota fiscal de entrada pertence ao intervalo de data de avaliação e data de reavaliação. A data de reavaliação é calculada conforme o cadastro de certificados.

Exemplo

Cadastro de Certificados

Código = 1

Descrição = ISO

Validade = 2

Tipo = Mês(es)

Cadastro de Certificados por Fornecedor

Fornecedor = 1

Certificado = ISO

Dt avaliação = 01/09/2003

Conceito = 8,5

Com estes dados cadastrados é possível descobrir a data de reavaliação. Neste caso, 01/11/2003.

Chega-se a seguinte conclusão: Se a data de entrada >= 01/09/2003 e data de entrada <= 01/11/2003, então este é um certificado válido para o fornecedor. Lembrando que é necessário ter também um conceito para ser válido.

A média de certificados válidos por fornecedor pode ser um critério a ser considerado na Avaliação de Fornecedores.

Cadastro de Parâmetros, Dimensões, Critérios e Intervalos (FAVF0101)

Cadastrar os pesos e nota atribuída para cada critério e os intervalos de avaliação valor inicial, valor final e conceito atribuído para o fornecedor conforme o intervalo e o critério selecionado, formando assim o índice de qualificação do fornecedor. Nos critérios é possível selecionar o tipo de inspeção para que seja atribuída uma nota para o fornecedor com base nas inspeções de recebimento realizadas.

Importante

As quantidades que são comparadas nos intervalos.
Certificados: A média dos certificados válidos do fornecedor, somente das notas que forem feitas através do pedido de compra.
Pedido X Nota de Entrada: Nota de Entrada - Pedido de Compra
Inspeção de Recebimento: Atribui uma nota conforme o tratamento de não conformidade. Caso a inspeção seja aprovada será avaliado conforme o parâmetro de Avaliação de Fornecedores.

Cadastro de Exceções (FAVF0102)

Informar neste cadastro as exceções para a avaliação de fornecedores.

Exemplo

Posso dizer que determinado tipo de nota não passa pela avaliação de fornecedores durante determinado período. Na Avaliação de Fornecedores serão desconsiderados os itens, fornecedores, Notas Fiscais que possuírem exceção cadastrada para o período escolhido no momento da geração do IQF.

Cadastro de Tipos de Abono para Divergências (FAVF0105)

O tipo do abono para divergência será utilizado para justificar e abonar um eventual divergência para um fornecedor e irá desconsiderá-la na geração do IQF, isto é, esta divergência não irá contribuir para na formação do conceito (nota) no índice de qualificação do fornecedor.

Exemplo

Divergência causada por solicitação de atraso e ou divergência causada por renegociação de prazos.

Cadastro de Layouts de E-mail (FAVF0106)

Cadastrar o texto padrão que será enviado ao fornecedor quando a avaliação do mesmo for gerada e enviada por e-mail, cadastrar um layout para cada IQF.

Cadastro de Parâmetros dos Layouts (FAVF0107)

Vincular o layout de e-mail cadastrado (FAVF0106) com o intervalo de IQF gerado juntamente com o parecer.

Exemplo

de 00 a 10 = Ruim

de 10 a 20 = Regular

de 20 a 30 = Bom

de 40 a 50 = Ótimo

Envio de IQF aos Fornecedores (FAVF0204)

Programa utilizado para enviar o relatório de IQF para os fornecedores por e-mail.

Cadastro de Parâmetros de Check List (FAVF0108)

O cadastro de check list serve para cadastrar as opções que serão avaliadas e posteriormente gerarão o IQF do fornecedor. Os dados cadastrados aqui serão utilizados no Cadastro de Check List por Fornecedor.

Exemplo

Licença ambiental.

Cadastro de Check list Por Fornecedor (FAVF0109)

O cadastro de check list por fornecedor serve para referenciar os Check Lists cadastrados a um fornecedor ou a um tipo fornecedor, as informações parametrizadas aqui serão exibidas no cadastro de pedido de compra. Será informado o fornecedor ou o tipo de fornecedor, nunca ambos.

Cadastro de Frequência do Check List (FAVF0110)

O cadastro de frequência do check list serve para informar o intervalo de tempo que o check list exibido no cadastro de pedido de compra deve ser obrigatoriamente informado. Para calcular o intervalo de tempo será considerado o último check list preenchido do fornecedor, comparando com a data de emissão do pedido de compra.

Aviso para Certificados Vencidos (FUTL0214)

Programa utilizado para o cadastro do JOB de aviso de certificados vencidos. Este JOB deve estar ativo para os parâmetros 4 - E-Mails P/ Ser Enviado Caso Ocorra O Vencimento Do Certificado,

5 - Quantidade De Dias A Ser Avisado Antes Do Vencimento Certificado e 6 - Texto Do E-Mail A Ser Enviado, dos parâmetros da Avaliação de Fornecedores.

Cadastro de Fornecedores (FFOR0200)

Pode-se cadastrar um tipo de fornecedor como crítico para identificar os fornecedores que participarão do processo de avaliação e vincular este ao fornecedor na aba empresas através do campo Tip. Forn. para fins de criação de filtros em relatórios gerados a partir do FoccoVISION.

Cadastro de Empresas (FUTL0001)

Na pasta empresas informar o e-mail para envio do relatório de IQF.

Passo a Passo¶

Passo a Passo

Todo o processo de Avaliação de Fornecedores do FoccoERP será explicado passo a passo a seguir:

Passo 1: Geração de Dados para IQF (FAVF0202)

Este programa possibilita fazer a geração de dados para o cálculo de IQF considerando todos os critérios cadastrados, sendo estes:

Certificados por Fornecedor - Busca, somente das Notas que possuírem Pedido de Compra vinculado, a média dos certificados válidos para o fornecedor.

Tipos Fixos - Busca a diferença do pedido de compra com a nota fiscal de entrada. Lembrando que se for entregue menos do que o pedido a quantidade resultante será negativa.

Inspeção de Recebimento - Busca a quantidade rejeitada, caso o lote seja aprovado a quantidade será zero em percentual (0%). Caso o lote seja todo reprovado o percentual será 100%. O cálculo é o seguinte: (Quantidade rejeitada * 100) /Quantidade inspecionada. Essa é a quantidade considerada para o cálculo do conceito.

O período é o intervalo de data de entrada da nota fiscal de entrada, ou seja, serão consideradas todas as nota fiscais de entrada que estiverem dentro desse período.

Se existir um critério com tipo de inspeção e existirem itens que ainda não foram inspecionados, mesmo a nota estando no período selecionado, estes itens não serão considerados para o cálculo do IQF.

Para o fornecedor ter um IQF real será necessário emitir o relatório que verifique todas as notas de entradas que possuem inspeções ainda não realizadas antes da geração dos dados.

Depois da geração de dados para o IQF pode-se abonar, gerar novamente os conceitos ou ir diretamente no relatório de IQF.

Passo 2: Abono de Divergências (FAVF0201)

Sempre que existir uma divergência pode-se abonar, pois muitas vezes pode ocorrer um atraso solicitado pela própria empresa. Neste caso é necessário abonar para que o fornecedor tenha um conceito real.

Quando existir uma divergência de capa de nota de entrada será abonada somente uma única vez e este abono será considerado para todos os itens da nota de entrada.

Exemplo

De notas que podem ser abonadas: Quando o setor de compras realizar "negociações" de notas que podem influenciar negativamente na avaliação do fornecedor, a qualidade deve ser avisada, pelo setor de compras, para que o abono seja realizado.

Importante

As notas fiscais abonadas aparecem na cor vermelha no Relatório do IQF e não são consideradas no cálculo da Avaliação. Se for executado novamente a Geração do IQF para o mesmo Período/Fornecedor os Abonos são Excluídos e será necessário cadastrá-los novamente.

Passo 3: Cálculo de Avaliação de Fornecedores (FAVF0200)

Este programa possibilita atribuir uma nota a cada informação gerada para utilizar esta informação no Índice de Qualidade do Fornecedor que será emitido através do Relatório de Avaliação de Fornecedores (FAVF0301).

Quando os dados são gerados já é atribuída uma nota. Porém, pode-se alterar os conceitos dos intervalos e neste caso não é necessário gerar novamente os dados, somente executar esse programa que atribui novamente os conceitos para os dados gerados.

Depois de gerado o dado para o IQF pode-se alterar ou incluir conceitos nos critérios, neste caso, não é necessário gerar novamente os dados somente calcular novamente os conceitos. Este programa calcula novamente os conceitos dos critérios já avaliados.

Passo 4: Geração de Indicador de Homologação (FAVF0203)

Para obter o IQF (Índice de Qualidade do Fornecedor) do Fornecedor é necessário executar o relatório do IQF (FAVF0301). O relatório atualiza o IQF do Fornecedor por Empresa.

Este programa atualiza o indicador de homologação do Fornecedor na Empresa. O indicador pode assumir os valores Sim ou Não. O Fornecedor poderá fazer pedido de compra se o seu IQF for maior ou igual ao IQF mínimo informado na tela. Neste caso, o fornecedor é homologado, porém, o parâmetro "16 - Tratar Fornecedores Homologados No Cadastro Do Pedido De Compra", do Pedido de Compra, deve indicar que somente é permitido fazer pedidos com fornecedores homologados.

Somente atualiza indicador de homologação para fornecedores que possuem IQF. Ou seja, se esse campo for nulo, então esse fornecedor não entrará na atualização do indicador de homologação.

Este processo ao ser executado irá marcar ou desmarcar o fornecedor como homologado comparando o IQF Mínimo com o IQF gerado para o Fornecedor através do processo de Avaliação.

Passo 5: Cadastro de Check List (FAVF0205)

O check list por fornecedor será calculado e atribuído ao IQF sua nota no pedido de compra conforme intervalo de frequência cadastrado no programa Cadastro de Frequência do Check List (FAVF0110) e conforme parâmetros cadastrado nos programas Cadastro de Parâmetros do Check List (FAVF0108) e Cadastro de Check List por Fornecedor (FAVF0109).

Passo 6: Relatório de Avaliação de Fornecedores - IQF (FAVF0301)

Para obter o IQF (Índice de Qualidade do Fornecedor) do Fornecedor é necessário executar o relatório do IQF (FAVF0301). O relatório atualiza o IQF do Fornecedor por Empresa.

O campo Conceito, apresentado quando selecionado o estilo Resumido com Crítica, possui valores fixos conforme segue:

Nota do fornecedor >= 87 Conceito: SATISFATÓRIO

Nota do fornecedor >= 75 e < 87 Conceito: NOTIFICAÇÃO

Nota do fornecedor >= 0 e < 75 Conceito: AUDIT/SUP.TEC./DESQUALIFICAR

Dica

Para as empresas que possuem o FoccoVISION, cadastrar neste um relatório (cadastro de fornecedores por tipo com IQF) que será enviado ao setor de compras para que seja feito contato com os fornecedores com IQF abaixo do padrão. Este relatório deve possuir os seguintes filtros: Data de entrada, código do tipo do fornecedor e código do fornecedor. Onde neste será listado com quebra por tipo de fornecedor o código, a descrição, o IQF e a situação homologado sim ou não do fornecedor.

Fluxo¶

Fluxo