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Gestão Financeira de Pedidos de Venda

Conhecer o Processo

O que é?

O processo de Gestão Financeira de Pedidos de Venda tem como objetivo proporcionar um gerenciamento eficiente da entrada de pedidos dos lojistas, bem como o controle de pagamentos de antecipação e adiantamento de pedidos. Além disso, o sistema possibilita a entrada de pré-pedidos, que são pedidos destinados a reservar o valor dos itens, garantindo o preço da tabela de venda no dia do envio, independentemente de possíveis alterações futuras de preço.

Para que Serve?

O processo de Gestão Financeira de Pedidos de Venda serve para proporcionar um gerenciamento eficiente da entrada de pedidos de vendas da empresa. Ele abrange várias etapas e funcionalidades que visam controlar o fluxo financeiro relacionado aos pedidos, garantindo a integridade das informações financeiras e oferecendo flexibilidade para ajustes antes da finalização dos pedidos

Finalidades desse processo

Controle de Pedidos O processo permite o registro e controle de pedidos de venda, incluindo pré-pedidos, pedidos definitivos, pedidos de assistência técnica e pedidos de requisição de materiais.

Reserva de Valor Através dos pré-pedidos, é possível reservar o valor dos itens de acordo com a tabela de venda atual, garantindo que o preço não seja afetado por possíveis alterações futuras nos preços.

Antecipação de Pagamento Com a entrada de pré-pedidos, os clientes têm a opção de antecipar o pagamento, assegurando que os recursos financeiros estejam disponíveis para o projeto futuro.

Substituição de Pedidos O processo permite a criação de pedidos de substituição, nos quais é possível fazer alterações e ajustes em relação aos pré-pedidos originais, como adição, remoção ou modificação de itens.

Comparação e Cálculo de Diferenças A interface da Gestão Financeira permite comparar detalhadamente o pedido de substituição com o pré-pedido original. Além disso, o sistema calcula as diferenças entre os valores, levando em conta os parâmetros de descontos/acréscimos e diferença do valor presente.

Acompanhamento Um programa específico, o "Console de Gestão Financeira de Pedidos de Venda," proporciona uma visão completa do status e das etapas financeiras envolvidas no processo, permitindo o acompanhamento e a tomada de decisões informadas.

Roteiro de Implantação

Antes de iniciar a utilização do processo os seguintes parâmetros e cadastros auxiliares devem ser respondidos no FoccoERP, conforme a necessidade da empresa:

Parâmetros

A gestão financeira de pedidos de venda possui diversos parâmetros que podem ser configurados para adequar o processo às necessidades específicas do negócio.

Os parâmetros necessários para a configuração da gestão financeira estão no programa Parâmetros da Gestão Financeira de Pedidos de Venda

1 - Forma de Vínculo do Pedido de Substituição com o Pré-Pedido

Indica a forma do vínculo de encontro de pedidos de substituição com o pré-pedido.

  1. "Pré-Pedido será informado na inclusão da substituição": Nessa opção, o pré-pedido deve ser informado manualmente no momento da inclusão da substituição. O usuário deve especificar o ID do pré-pedido associado à substituição.
  2. "Será indicado pelo contrato": Nessa opção, o pré-pedido será vinculado automaticamente ao contrato associado à substituição. Nesse caso, só poderá existir um pré-pedido por contrato, e o pré-pedido anterior será cancelado automaticamente.

2 - Copiar Descontos/Acréscimos do Pré-Pedido para a Substituição

Indica se os descontos/acréscimos do pré-pedido devem ser copiados para o pedido de substituição.

  • Habilitado (S): Os descontos/acréscimos da capa e dos itens do pré-pedido serão copiados para o pedido de substituição. Os descontos/acréscimos da substituição serão ignorados, mantendo apenas os do pré-pedido. Essa regra não será aplicada para itens da substituição que não existem no pré-pedido.
  • Desabilitado (N): Os descontos/acréscimos do pré-pedido não serão copiados para o pedido de substituição.

3 - Desconto/Acréscimo com Diferença do Valor Presente do Pré-Pedido

Indica se o pedido de substituição terá um desconto/acréscimo correspondente à diferença do valor presente do pré-pedido com o valor de tabela de venda atual.

  • Habilitado (S): Caso o pré-pedido seja informado na substituição, o pedido de substituição receberá um desconto/acréscimo correspondente à diferença do valor presente do pré-pedido com o valor de tabela de venda atual. Esse desconto/acréscimo será colocado na capa do pedido de substituição.
  • Desabilitado (N): Não será calculado a diferença de preços do pré-pedido com a tabela atual.

4 - Motivo de Cancelamento Automático dos Pedidos de Venda

Define o código do motivo de cancelamento que será utilizado para o cancelamento automático de pré-pedidos na gestão financeira. Será considerado apenas quando a Forma de Vínculo for por contrato.

5 - Dias de Vencimento para Geração do Título de Débito

Indica a quantidade de dias para o vencimento do pagamento do título gerado pelo débito da conciliação entre o pedido de substituição e o pré-pedido.

6 - Gerar Adiantamento Do Crédito Da Substituição

Indica se irá gerar o título de adiantamento no crédito da substituição. Deve ser utilizado Desabilitado (N) quando for utilizado o mesmo documento de adiantamento configurado no sistema para gerar os títulos de adiantamento na gestão financeira.

  • Habilitado (S): Gera o título de adiantamento ao liberar um pedido de substitução que possua crédito em sua comparação com o pré-pedido.
  • Desabilitado (N): Não será gerado o título de adiantamento. A responsabilidade de manter o adiantamento será dado pelo pagamento das antecipações, configurado no programa FPDV0255.

7 - Tipo De Movimento Para A Emissão Dos Adiantamentos

Informe o tipo de movimento para emissão dos adiantamentos no processo de geração de crédito da substituição.

Cadastros Auxiliares

Configurações da Gestão Financeira de Pedidos de Venda (FPDV0255)

O programa FPDV0255 permite as configurações dos parâmetros financeiros para geração dos títulos do processo. É possível realizar regras de configurações por tipo de pedido e forma de pagamento

Entrada de Pedidos na Gestão Financeira

A entrada de pedidos é realizada por meio da importação de pedidos pelo FoccoIntegrador ou sua API.

Ao entrar na gestão financeira, um pedido é bloqueado no financeiro com o motivo de "PEDIDO EM PROCESSO DE GESTÃO FINANCEIRA DO PEDIDO DE VENDA". Esse pedido só poderá ser liberado pela gestão financeira de pedidos de venda, a liberação de pedidos no financeiro não irá permitir a sua liberação até que o pedido tenha sido aprovado.

Para importação de um pedido na gestão financeira dos pedidos, é necessário informar os campos da "GestaoFinanceira", conforme o exemplo abaixo:

"GestaoFinanceira": {
  "Tipo": "PP",
  "Contrato": "PED00001-00001",
  "PrePedidoID": 59908
}

Detalhes dos Campos

A "GestaoFinanceira" possui três campos que devem ser preenchidos adequadamente:

  1. Tipo (obrigatório): Indica o tipo do pedido sendo importado. Os valores possíveis são:
Tipo Descrição
PP Pré Pedido: Utilizado para criar um pré-pedido que servirá para reservar o valor dos itens e garantir o preço da tabela de venda no momento da criação do pré-pedido. Para importação de um Pré Pedido o tipo do pedido deve ser Orçamento (ORC)
S Substituição: Utilizado para importar um pedido de substituição com base em um pré-pedido existente.
P Pedido: Utilizado para importar um pedido definitivo.
A Assistência: Utilizado para importar um pedido de assistência técnica.
R Requisição: Utilizado para importar um pedido de requisição de materiais.
  1. Contrato (opcional): É um campo que pode ser preenchido para identificar um conjunto de pedidos de um projeto específico. Caso não haja essa informação, o campo pode ser omitido na importação.

  2. PrePedidoID (obrigatório para tipo "S"): Esse campo só é necessário quando o tipo do pedido é "S" (Substituição). Deve ser informado o ID do pré-pedido que está sendo substituído. Essa informação é fundamental para a conciliação financeira, garantindo que os valores do novo pedido sejam ajustados corretamente em relação ao pré-pedido original.

Bloqueio de Pedidos no Financeiro

Ao importar um pedido com a tag "GestaoFinanceira", o pedido é automaticamente bloqueado no financeiro com o motivo de "PEDIDO EM PROCESSO DE GESTÃO FINANCEIRA DO PEDIDO DE VENDA". Isso significa que a liberação do pedido no financeiro não será possível até que o mesmo seja aprovado pela gestão financeira de pedidos de venda.

Esse procedimento visa garantir a integridade e a rastreabilidade dos pedidos no sistema, assegurando que a gestão financeira possa revisar e validar as informações antes de liberar o pedido para processamento.

Acompanhamento dos Pedidos

O acompanhamento dos pedidos de venda, após sua entrada na gestão financeira, é realizado por meio do programa FPDV0254 - "Console de Gestão Financeira de Pedidos de Venda". Este programa oferece uma interface intuitiva, proporcionando uma visão completa do status e das etapas financeiras envolvidas no processo.

Processo de Geração de Títulos de Antecipação

O processo de geração de títulos de antecipação ocorre quando um pedido é liberado, e consiste na criação de títulos de antecipação que serão pagos pelo cliente. À medida que esses títulos são pagos, são gerados títulos de adiantamento com o valor do pagamento recebido. Quando o pedido é faturado, são criadas as duplicatas, que serão baixadas automaticamente conforme os adiantamentos em aberto.

Fluxo do Processo

O fluxo do processo de geração de títulos de antecipação pode ser resumido nos seguintes passos:

  1. Liberação do Pedido: Após a gestão financeira aprovar e liberar o pedido na gestão financeira, serão gerados os títulos de antecipação com os valores a serem pagos pelo cliente.

  2. Pagamento dos Títulos de Antecipação: Quando o cliente efetua o pagamento dos títulos de antecipação, os valores são registrados no sistema, e títulos de adiantamento são gerados automaticamente.

  3. Faturamento do Pedido: Quando o pedido é faturado, são criadas as duplicatas referentes ao valor total do pedido conforme os de antecipação gerados.

  4. Baixa Automática dos Títulos de Duplicatas: As duplicatas geradas pelo faturamento são vinculadas automaticamente aos títulos de adiantamento em aberto. Caso não haja adiantamentos em aberto, as duplicatas serão pagas pelo título de antecipação, conforme descrito a seguir:

Pagamento de Duplicatas com Títulos de Antecipação

Quando um título de antecipação é pago pelo cliente, ele gera um título de adiantamento no sistema. Esse título de adiantamento é automaticamente vinculado ao título de duplicata correspondente, permitindo o pagamento automático da duplicata com o valor do adiantamento.

Observações Importantes

  • Os pagamentos de duplicatas geradas pelo faturamento de pedidos da gestão financeira não permitem pagamentos manuais. Eles são pagos automaticamente pelo título de antecipação correspondente.

  • Caso não haja adiantamentos em aberto, as duplicatas serão pagas pelo título de antecipação, que, por sua vez, gerará um título de adiantamento vinculado à duplicata, efetuando o pagamento automaticamente.

  • Para pedidos normais, assistência e requisição, os títulos de antecipação só serão gerados quando a condição de pagamento estiver com o indicador de faturamento antecipado selecionado no Cadastro de Condições de Pagamento FPDV0107.

Parâmetros para Geração dos Títulos

Os parâmetros para geração dos títulos de antecipação, adiantamento e duplicatas são encontradas as Configurações da Gestão Financeira de Pedidos de Venda FPDV0255. Nesse programa serão definidos os parâmetros para geração dos títulos e podem ser configurados em hierarquia:

Configurações Gerais e Hierárquicas

As configurações para a geração de títulos podem ser definidas em três níveis hierárquicos:

  1. Configuração Geral: Nesse nível, são definidas as configurações gerais do sistema, que serão aplicadas a todos os tipos de pedido e formas de pagamento, caso não haja configurações específicas para um tipo de pedido ou forma de pagamento.

  2. Configuração por Tipo de Pedido: Nesse nível, é possível definir configurações específicas para determinados tipos de pedido. Caso exista uma configuração específica para um tipo de pedido, ela terá prioridade sobre a configuração geral.

  3. Configuração por Forma de Pagamento: Nesse nível, é possível definir configurações específicas para cada forma de pagamento. Caso exista uma configuração específica para uma forma de pagamento, ela terá prioridade sobre as configurações do tipo de pedido e a configuração geral.

As configurações são buscadas de forma hierárquica, ou seja, o sistema procurará primeiro uma configuração específica para o tipo de pedido e forma de pagamento, se não encontrar, procurará a configuração específica para o tipo de pedido, e se ainda não encontrar, utilizará a configuração geral.

Pré Pedido e Pedido de Substituição - Processo de Gestão Financeira

Pré Pedido: Reservando Valor e Antecipando Pagamento

O Pré Pedido é um mecanismo estratégico no processo de Gestão Financeira de Pedidos de Venda que permite aos lojistas reservar o valor atual da tabela de venda e antecipar o pagamento de um projeto futuro. Esse procedimento é efetuado para evitar possíveis ajustes no valor final, garantindo a estabilidade financeira do pedido mesmo diante de futuras alterações.

Funcionamento do Pré Pedido

  1. Solicitação Inicial: O lojista envia um Pré Pedido para o ERP, indicando os itens e detalhes do projeto. Esse pedido é registrado como um Orçamento (Tipo "ORC").

  2. Reserva de Valor: O Pré Pedido garante que o valor dos itens seja fixado conforme a tabela de venda atual. Isso assegura que mesmo mudanças futuras nos preços não afetem o projeto.

  3. Antecipação de Pagamento: O lojista realiza o pagamento adiantado com base no valor do Pré Pedido, assegurando a disponibilidade dos recursos financeiros.

Observação

O pre-pedido é um orçamento mas ele não permite a geração de pedidos. Seu vínculo será exclusivo para os pedidos de substituição.

Pedido de Substituição: Adaptação e Alterações do Projeto

O Pedido de Substituição é a etapa subsequente ao Pré Pedido e permite a adaptação e atualização do projeto antes de sua finalização. Ele contém as modificações ou ajustes necessários com relação ao Pré Pedido original.

Processo de Substituição

  1. Elaboração do Pedido de Substituição: Quando o projeto estiver pronto e for necessário fazer alterações, o lojista envia um Pedido de Substituição, indicando as mudanças e atualizações necessárias. Itens podem ser adicionados, removidos ou alterados.

  2. Comparação com o Pré Pedido: A interface da Gestão Financeira permite a comparação detalhada entre o Pedido de Substituição e o Pré Pedido original. Essa análise visual auxilia na verificação das alterações antes de aprovação.

  3. Cálculo de Diferenças: O sistema calcula a diferença entre o valor do Pré Pedido e o Pedido de Substituição. Isso é feito com base nas configurações dos parâmetros "2 - Copiar Descontos/Acréscimos do Pré-Pedido para a Substituição" e "3 - Desconto/Acréscimo com Diferença do Valor Presente do Pré-Pedido".

  4. Geração de Títulos: Com base nas diferenças calculadas, são tomadas ações específicas:

  5. Se o valor do Pedido de Substituição for maior, é gerado um Título de Antecipação com a diferença.
  6. Se o valor do Pedido de Substituição for menor, é gerado um Título de Adiantamento de acordo com as configurações do sistema.

Parâmetros Impactantes

Os parâmetros "2 - Copiar Descontos/Acréscimos do Pré-Pedido para a Substituição" e "3 - Desconto/Acréscimo com Diferença do Valor Presente do Pré-Pedido" têm influência direta no cálculo das diferenças entre o Pré Pedido e o Pedido de Substituição.

  • Copiar Descontos/Acréscimos: Se habilitado (S), os descontos/acréscimos do Pré Pedido são copiados para o Pedido de Substituição, afetando o valor final.

  • Desconto/Acréscimo com Diferença: Se habilitado (S), o sistema calcula a diferença considerando o valor presente do Pré Pedido em relação à tabela de venda atual. Isso impacta diretamente nos títulos gerados.

Importante: Quando o parâmetro "3 - Desconto/Acréscimo com Diferença do Valor Presente do Pré-Pedido" está habilitado, a diferença não é calculada de forma direta entre os valores do Pré Pedido e do Pedido de Substituição. Em vez disso, é realizado um cálculo considerando o valor recalculado do Pré Pedido com os preços atuais da tabela de venda, levando em conta a data de emissão do Pedido de Substituição.

O processo de Pré Pedido e Pedido de Substituição na Gestão Financeira proporciona flexibilidade e controle financeiro para ajustes em projetos antes da finalização, garantindo a reserva de valor e antecipação de pagamentos de forma estratégica. Através de parâmetros configuráveis e uma análise cuidadosa, é possível assegurar que todas as alterações sejam refletidas corretamente nos aspectos financeiros.